Секретарь-администратор

Родственные профессии

администратор, референт, секретарь, офис-менеджер, делопроизводитель, приемщик заказов, регистратор, секретарь суда, помощник руководителя

Сфера профессиональной деятельности

Секретарь-администратор – это специалист, ответственный за ведение документооборота в организации – подготовку, оформление, обработку и хранение документов.

Классификация профессии

Профессия «Секретарь-администратор» относится к типу «Человек – Знаковая система», подразумевает работу с различными видами документов, компьютерными символами, нормативно-правовыми актами и терминами. Профессия «Секретарь-администратор» относится к классу исполнительских, в ней много операций, связанных с исполнением решений, деятельностью по заданному образцу, соблюдением имеющихся правил и нормативов, следованием инструкциям.

Описание профессии

Доминирующие виды деятельности:

– прием и регистрация поступающей корреспонденции, направление ее в структурные подразделения организации;

– рассмотрение документов и передача их на исполнение с учетом резолюции руководителей организации;

– оформление регистрационных карточек и создание банка данных;

– ведение картотеки учета прохождения документальных материалов;

– осуществление контроля за прохождением документов;

– передача исполненной документации адресатам с применением современных видов организационной техники;

– составление и оформление служебных документов, материалов с использованием формуляров документов конкретных видов; – формирование дел;

– обеспечение быстрого поиска документов по научно-справочному аппарату (картотекам) организации;

– систематизация и хранение документов текущего архива;

– обеспечение сохранности проходящей служебной документации;

– подготовка и передача документов на архивное хранение.

Требования к индивидуальным особенностям специалиста

Требования к индивидуальным особенностям специалиста

– способность к длительной концентрации внимания;

– развитое вербальное (словесное) мышление и вербальная память;

– организованность, аккуратность;

– склонность к работе с информацией;

– способность анализировать и систематизировать большое количество информации;

– усидчивость, способность к длительному выполнению однообразной работы без снижения качества;

– тщательное выполнение формализованных требований.

Медицинские противопоказания

• заболевания опорно-двигательной системы с поражением функций верхних конечностей;
• сердечно-сосудистые заболевания;
• хронические инфекционные заболевания;
• заболевания верхних дыхательных путей;
• заболевания зрительного и слухового анализаторов;
• стойкие нарушения речи и артикуляционного аппарата;
• психические заболевания;
• заболевания нервной системы;
• заболевания органов пищеварения;
• заболевания почек и мочевых путей

Требования к профессиональной подготовке

Требования к профессиональной подготовке Секретарь-администратор 3-й категории должен знать:

• нормативные правовые акты, положения, инструкции другие руководящие материалы и документы по ведению делопроизводства на предприятии;
• основные положения Единой государственной системы делопроизводства;
• структуру предприятия и его подразделений;
• стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации;
• порядок контроля за прохождением служебных документов и материалов;
• основы организации труда;
• правила эксплуатации вычислительной техники;
• основы законодательства о труде;
• правила внутреннего трудового распорядка;
• правила и нормы охраны труда. уметь:
• принимать и регистрировать корреспонденцию, направлять ее в структурные подразделения;
• в соответствии с резолюцией руководителей предприятия передавать документы на исполнение, оформлять регистрационные карточки или создавать банк данных;
• вести картотеку учета прохождения документальных материалов, осуществлять контроль за их исполнением, выдавать необходимые справки по зарегистрированным документам;
• отправлять исполненную документацию по адресатам;
• вести учет получаемой и отправляемой корреспонденции, систематизировать и хранить документы текущего архива;
• вести работу по созданию справочного аппарата по документам, обеспечивать удобный и быстрый их поиск;
• подготавливать и сдавать в архив предприятия документальные материалы, законченные делопроизводством, регистрационную картотеку или компьютерные банки данных, составлять описи дел, передаваемых на хранение в архив;
• обеспечивать сохранность проходящей служебной документации.

Область применения

секретарь-администратор работает в структурных подразделениях, занимающихся документационным обеспечением

Условия труда

Секретарь-администратор является работником структурного подразделения канцелярии или административно-хозяйственного обеспечения организаций различных организационно-правовых форм. В небольших организациях должности делопроизводителя и секретаря, как правило, совмещены в одном лице. Рабочие места работников сферы делопроизводства оснащены столами для удобного размещения на них компьютера, малой оргтехники, канцелярских принадлежностей, лотков для бумаги и т. д. Для большинства работников характерны ограничение двигательной деятельности, работа в сидячем положении. Возможны два варианта организации работы делопроизводителя:

а) в небольшом учреждении делопроизводитель выполняет функциональные обязанности в единственном числе;

б) в крупном учреждении работает в коллективе, обрабатывает документацию по ограниченному кругу вопросов и, в случае необходимости, взаимодействует с другими делопроизводителями.

Профессиональные риски

 Требуемое профессиональное образования

Среднее профессиональное

Образовательные учреждения

Карьерный рост

Как правило, секретарь-администратор работает в структурных подразделениях, занимающихся документационным обеспечением. Уверенные навыки делопроизводства могут пригодиться в самых разных областях профессиональной деятельности и могут стать важным фактором карьерного роста.