Документовед

Родственные профессии

– Библиограф
– Библиотекарь
– Секретарь
– Архивариус

Сфера профессиональной деятельности

• Наука
• Образование
• Промышленность
• Государственное и муниципальное управление

Классификация профессии

• Может быть отнесена к типам профессии:

1. «Человек — Знак» (работа со знаковой информацией, с текстами; для этого требуются интерес к работе с информацией, логические способности, умение сосредотачиваться, развитое внимание).

• Класс профессии: «исполнительский» (алгоритмический); по характеру труда профессия документоведа предполагает реализацию однотипных процедур, выполнение стандартных задач по заданному образцу, с четким соблюдением установленных правил, нормативов, инструкций.
• Тип профессии по условиям труда: микроклимат бытового типа (работа в помещениях).

Описание профессии

Документовед – специалист по разработке и внедрению технологических процессов работы с документами и документной информацией. Современное человеческое общество, его благополучие и развитие немыслимо без общения людей, без деятельности по сбору, обработке и распространению информации как социальной, так и научно-технической. Любое учреждение, организация и предприятие отражает свою деятельность в многочисленных служебных документах: решениях, распоряжениях, приказах, планах, графиках, отчетах, справках, докладных записках и т.д. Деятельность по организации работы с документами называют документоведение. Осуществляют эту работу документоведы.

Труд документоведа является необходимым элементом в большом и сложном механизме управления. Он должен знать документоведение и патентоведение, историю и организацию работы государственных учреждений, теорию и практику научно-технической информации, а также логико-математические методы ее обработки, средства и системы механизации и автоматизации документоведения.

Требования к индивидуальным особенностям специалиста

К профессионально важным качествам документоведа относятся:

• высокий уровень развития словесно-логического мышления;
• высокий уровень развития долговременной и кратковременной памяти;
• способность работать с большими объемами информации;
• организаторские и коммуникативные способности;
• склонность к сервисной работе,
• склонность к работе с информацией,
• аналитические способности;
• выраженная способность к концентрации внимания,
• способность планировать свою работу;
• лексические способности.

Документовед должен обладать следующими личностными качествами:

• эмоциональная устойчивость;
• усидчивость;
• аккуратность;
• пунктуальность;
• коммуникабельность;
• ответственность;
• доброжелательность,
• тактичность;
• организованность;
• работоспособность;
• последовательность в делах.

Медицинские противопоказания

• Заболевания центральной нервной системы различной этиологии с двигательными и чувствительными нарушениями, расстройствами координации, когнитивными и интеллектуальными нарушениями.
• Нарколепсия и катаплексия.
• Заболевания, сопровождающиеся расстройствами сознания: эпилепсия и эпилептические синдромы различной этиологии и др.
• Психические заболевания с тяжелыми, стойкими или часто обостряющимися болезненными проявлениями.
• Алкоголизм, токсикомания, наркомания.
• Активные формы туберкулеза любой локализации.
• Хронические гепатиты, циррозы печени и другие заболевания печени.
• Миопия высокой степени или осложненная близорукость.
• Катаракта осложненная.
• Дегенеративно-дистрофические заболевания сетчатки глаз, глаукома любой стадии при нестабилизированном течении.
• Болезни эндокринной системы прогрессирующего течения с признаками поражения других органов и систем и нарушением их функции 3-4 степени.
• Злокачественные новообразования любой локализации.
• Заболевания крови и кроветворных органов с прогрессирующим и рецидивирующим.
• Гипертоническая болезнь III стадии, 3 степени.
• Хронические болезни сердца и перикарда с недостаточностью кровообращения ФК III, и более степени; ишемическая болезнь сердца;
• Ревматизм: активная фаза, частые рецидивы с поражением сердца и других органов и систем.
• Осложненное течение язвенной болезни желудка, двенадцатиперстной кишки.
• Хронические болезни почек и мочевыводящих путей с явлениями хронической почечной недостаточности 2 – 3 степени.
• Хронические, рецидивирующие формы инфекционных и паразитарных заболеваний.

Требования к профессиональной подготовке

Документовед должен знать:

• деловой этикет;
• основы организации труда и управления;
• правила пользования современной офисной техникой;
• правила ведения делопроизводства и основы архивного дела;
• структуру и руководящий состав предприятия и его подразделений;
• правила внутреннего трудового распорядка организации;
• специальные отраслевые знания.

Документовед должен уметь:

• хорошо понимать рукописный текст;
• набирать тексты документов без ошибок, слепым десятипальцевым методом;
• вести документооборот, деловую корреспонденцию;
• фильтровать корреспонденцию и посетителей по принципам важности и срочности;
• пользоваться средствами связи, компьютером, оргтехникой (принтер, сканер, АТС и др.);
• общаться с руководителем, сотрудниками и посетителями приемной в соответствии с нормами деловой этики;
• эффективно планировать рабочий день;
• оперативно выполнять поручения руководителя.

Область применения

Документовед может работать в:

• управлении делами администрации города или района;
• секретариатах, службах документационного обеспечения предприятий и организаций любых форм собственности;
• кадровых службах и архивах государственных органов и учреждений;
• органах местного самоуправления;
• научно-исследовательских институтах;
• общественных организациях (учреждениях).

Условия труда

Документовед работает в офисном помещении организации, обычно в приемной руководителя. Работа в положении «сидя», протекает в очень насыщенной информационно-коммуникативной среде.

Средствами труда документоведа являются приемно-переговорные устройства, компьютер, многофункциональные электронные устройства. Работа может быть ненормированной и предполагать командировки.

Документовед выполняет поставленные непосредственным руководителем задачи согласно заданным стандартам, правилам, алгоритмам.

К особым условиям труда документоведа следует отнести высокий уровень моральной ответственности за своевременное и качественное выполнение поручений.

Профессиональные риски

Рабочая поза – положение сидя. Длительное нахождение в таком положении может стать причиной заболеваний, сопровождающихся болями в спине и шее. Документоведы часто страдают болезнями суставов рук.

Документоведы работают с бумагами, которые долгое время хранились и поэтому могут вызывать аллергию и различные заболевания бронхолегочной системы. Монотонность труда может приводить к усталости и депрессии.

Психофизиологическую напряженность в работу документоведа вносят следующие факторы:

• пыль;
• длительное вынужденное однообразное положение тела;
• перенапряжение отдельных систем и органов (нервной системы, органов чувств, опорно-двигательного аппарата и др.);
• излучение офисной техники;
• грибок.

 Требуемое профессиональное образования

Получить профессию документоведа можно профессиональных образовательных организациях (специальность «Документационное обеспечение управления и архивоведение») или высшего (специальность «Документоведение», «Документоведение и документационное обеспечение управления», «Историко-архивоведение») образования.

Образовательные учреждения

Карьерный рост

Развитие профессиональной карьеры во многом определяется местом работы. Так, в организациях документовед может занимать следующие должности:

• документовед;
• специалист;
• консультант;
• начальник отдела.

Карьерный рост связан с освоением смежных областей (историк, культуролог и пр.) и повышением квалификации. Профессиональный рост документоведа – с управленческой карьерой, когда специалист, постепенно совершенствуясь, может стать руководителем соответствующих структурных подразделений. Например, документовед может занять должность директора архива организации, а также возглавить архив как самостоятельное учреждение.